Endeligt godkendt referat af årsmødet 30 september 2021
År 2021, torsdag den 30.september kl. 19:00 afholdtes årsmøde i Den Selvejende Institution Frederiksgården.
Dagsorden var i henhold til institutionens vedtægter
- Valg af dirigent
- Bestyrelsens beretning for det forløbne år
- Regnskab for regnskabsåret 2018 til efterretning
- Valg af tre medlemmer til bestyrelsen samt valg af tre suppleanter
Bestyrelsesformand Flemming Brank bød velkommen til årsmødet 2021
Samtidig bad for formanden bestyrelsen om at præsentere sig.
- Valg af dirigent
Formanden oplyste, at en enig bestyrelse havde besluttet at pege på formanden som dirigent. Der fremkom ingen andre forslag, hvorefter Flemming Brank valgtes som dirigent.
Dirigenten konstaterede indledningsvist at årsmødet var indkaldt rettidigt.
Pga covid 19 situationen havde der ikke kunne afholdes årsmøder de sidste 2 år hvorfor vedtægternes § 8 ikke var overholdt. I den forbindelse oplyste formanden, at administrator havde forelagt Erhvervsstyrelsen (som tilsynsmyndighed) dette forhold og Erhvervsstyrelsen havde godkendt, at der ikke var afholdt årsmøder jvf. institutionens vedtægter grundet covid 19 restriktioner.
Der fremkom ingen bemærkninger hertil.
Herefter gik årsmødet over til dagsordens pkt. 2
- Bestyrelsens beretning for det forløbne år
Formanden aflagde følgende beretning:
”Allerførst vil jeg sige på hele bestyrelsens vegne at vi har glædet os utroligt meget til dette års møde.
Tænk vi har ikke haft møde siden april 2019.
Faktisk er det ikke til at holde ud at tale om – tror også I har det sådan -men det er jo Corona, der i den grad har væltet hele vores verden rundt de sidste 1 1/ 2 år. Men nu er vi her.
På Frederiksgården er det bestyrelsens opfattelse, at vi trods de enorme udfordringer med Covid 19, er kommet godt igennem en meget svær tid.
Nedlukninger – restauranten lukket i flere perioder – intet samvær – ingen kontakt – og så kunne jeg fortsætte.
Derfor er jeg så meget desto mere glad for at se, at I har klaret det hele rigtigt godt.
Særligt sommeren 2020 ved jeg at haven blev benyttet meget og der blev arrangeret fællessang mm. Tak for de gode initiativer.
Faktisk vil jeg ikke dvæle så meget i hele corona tiden – kun har jeg behov for at sige jer alle tak for, at I har passet godt på hinanden og jer selv.
Men der er jo sket så meget andet og langt mere positivt på Frederiksgården.
I januar i år begyndte vi at strømpefore faldstammerne og projektet blev afsluttet her for ca. 3 uger siden. Det er vel nærmest det værste man kan blive udsat for som lejer – derfor har vi også trukket dette projekt igennem flere år men nu gik det ikke længere. Tak til jer alle sammen fordi I taget alt den støj larm og besvær i stiv arm.
Men som I ved hviler vi jo ikke på laurbærrene i bestyrelsen – så renoveringen af facaderne og maling af vinduerne er gået i gang i blok C i uge 33 og slutter i uge 48.Så får I fred og ingen larm indtil uge 13 i 2022 hvor arbejdet begynder i blok A for at slutte i blok B i uge 28.
Men jeg synes, at det vi kan se indtil nu ser meget flot ud.
Udover disse meget 2 store projekter er ejendommen jo blevet løbende vedligeholdt – ikke mindst står haven så smukt.
Også var sommeren 2021 der, hvor vi kunne indvie vores renoverede springvand
Indvielsen fandt sted under festlige former og med tale af vores næstformand Henrik Lausen og Ilse havde skrevet et smukt digt – både dette og fotos kan I finde på hjemmesiden
Selvom renoveringen var dyr ca.300.000 kr. har den været hver at vente på. Nu arbejdes der på om der kan ske en belysning af springvandet – naturligvis på en måde så det ikke generer. Det vender vi tilbage om.
På Frederiksgården forsøger vi at følge med tiden – også i den grønne omstilling.
I 2018 etablerede vi vandopsamlingsanlæg til brug for vaskeriet og grønt tag på service bygningen.
Belysningen på fællesarealerne udskiftes løbende til Led.
Miljøgården er blevet opdateret og bruges flittig – husk lige at holde orden der.
Kommunes affaldssorteringsplan er nu også implementeret hos os også i vores eget køkken – den lille grønne spand følger efterhånden os alle.
I efteråret opsættes der en ladestander for 2 el biler på p pladsen bagved blok B.
Administrator har løbende øje for om andre tiltag kan iværksættes.
Og her kan jeg nævne at bestyrelsen faktisk har bedt administrator i samarbejde med ingeniør at fremkomme med et projekt om solceller på ejendommen. Men det vender vi tilbage til når vi ved mere.
Et grønt tiltag bestyrelsen også overvejer er at opsættes elektroniske informations skærme, således at de mange sedler og breve ind ad døren kan undgås. Dette gælder også f.eks regnskabsekstraktet, som er et digert værk at kopiere og hvor jeg er glad for at se at I aften har bakket op om det fremover at lægges det på hjemmesiden samt kan afhentes på Ejendomskontoret.
På administrator har jeg forstået at beboeraktiviteterne så småt er ved at komme i gang – det glæder bestyrelsen – for samvær og nærvær gør os alle godt.
Også vil jeg mane et rygte i jorden som jeg forleden dag blev kontaktet om fra en beboer på vores nabo ejendom : ”nemlig at Frederiksgården planlægges at blive solgt og det er derfor der renoveres så meget ”
Det er ikke sandt – Frederiksgården er en selvejende institution og kan ikke sælges og derfor er det vigtig for hele bestyrelsen tydeligt og højt at sige at det INTET har på sig .
Afsluttende vil jeg gerne sige tak til bestyrelsen for et rigtig godt og konstruktivt bestyrelsesarbejde – og særligt tak til vores 3 beboervalgte medlemmer som sagde ja til at fortsætte, da vi ikke pga corona kunne holde årsmøde og valg.
Men jeg vil også takke vores dygtige medarbejdere som ikke mindst under Coroan har gjort en formidable indsats – og naturligvis særlig tak til driftsleder Henrik Starholm som jeg vil tillade mig at kalde en stor gevinst for Frederiksgården
Frederiksgården er et fantastisk sted og sammen skal vi gøre det vi kan for at det fortsætter i tiden fremover. ”
Der var herefter lejlighed til at stille spørgsmål.
Anne-Marie C 521 rejste spørgsmål om manglende P pladser samt om bestyrelsen havde overvejet at etablere et intranet.
Formanden oplyste, at han og bestyrelsen var fuldt ud bekendt med parkeringsudfordringerne men at bestyrelsen for et par år siden havde taget skrift til at etablere en parkeringsordning med køb af p licens men at dette ikke var blevet til noget pga. modstand fra beboerne
Mht. spørgsmålet om intranet oplyste administrator, at det ikke var noget der blev arbejdet med.
I den forbindelse spurgte administrator forsamlingen til hvorvidt det fremover ville være i orden hvis ekstraktet af regnskabet samt årsmøde referatet ikke omdeles, men lægges på hjemmesiden samt til afhentning på Ejendomskontoret.
Forsamlingen var enige om det ville være en god ide for dermed at undgå meget stort papir spild.
Administrator oplyste på denne baggrund at det fremover ville blive således.
Jeanette A 712 spurgte hvor længe man og ens gæster skal fremvise corona pas i restauranten.
Administrator oplyste, at så længe der var høje smittetal blev det ikke afskaffet.
Der fremkom herefter ikke yderligere spørgsmål
- Regnskab for regnskabsåret 2020 til efterretning
Administrator advokat Pernille Høxbro gennemgik institutionens regnskab herunder køkkenregnskabet.
Administrator bemærkede at ejendommens økonomi fortsat må betragtes som absolut solid.
Administrator fremhævede dog, at der fortsat er en stærk likviditet i ejendommen.
Der var herefter mulighed for at stille spørgsmål.
Der fremkom ingen spørgsmål.
- Valg af tre medlemmer til bestyrelsen samt valg af tre suppleanter
Dirigenten oplyste, at han ville indlede med valg af bestyrelsesmedlemmer, repræsenterende beboerne over 50 år.
Dirigenten oplyste, at der var indkommet følgende 4 kandidater:
Henrik Lausen, A-202, og Ilse Kandler, A-611, Anne-Marie Boalth C521
samt Helle Smed A 206.
Alle 4 kandidater præsenterede sig kort.
Dirigenten oplyste at der var 47 stemmeberettigede tilstede.
Følgende blev udpeget som stemmetællere:
Driftsleder Henrik Starholm, ejendomssekretær Marianne Windtberg, bestyrelsesmedlem
Carina Høedt samt administrator Pernille Høxbro.
Herefter gik forsamlingen over til skriftlig afstemning.
Resultatet af afstemningen var således:
Der blev afgivet 47 stemmer heraf var 2 ugyldige.
Følgende opnåede valg til bestyrelsen
Ilse Kandler A 6111 samt Helle Smed A206
Dirigenten ønskede til lykke med valget.
Herefter oplyste dirigenten, at der skulle ske valg af 1 medlem til bestyrelsens repræsenterende beboerne under 50 år.
Dirigenten oplyste, at Emil Jelstrup C 002 var villig til genvalg.
Der fremkom ikke andre forslag, hvorefter Emil Jelstrup C 002 genvalgtes med akklamation.
Herefter oplyste dirigenten, at der skulle ske valg af suppleanter, repræsenterende beboerne over 50 år.
Dirigenten forespurgte om de to kandidater Henrik Lausen og Anne-Marie Boalth, der ikke havde opnået valg var villige til at opstille som suppleanter.
Henrik Lausen oplyste, at han var villig til opstille som suppleant.
Anne-Marie Boalth oplyste, at hun ikke ønske at opstille som suppleant
Dirigenten oplyste, at der skulle ske valg af 2 suppleanter og forespurgte forsamlingen om hvem der ønskede at opstille.
Henrik Lausen A202 og Jeanette Hansen A712 erklærede sig villige til at opstille som suppleanter.
Der fremkom ikke fremkom andre forslag herefter valgtes Henrik Lausen som 1.suppleant og Jeanette Hansen som 2 suppleant med akklamation.
Derefter oplyste dirigenten at der skulle ske valg af suppleant repræsenterende beboerne under 50 år.
Mads Mathiesen, C-115, var villig til genvalg.
Der fremkom ikke andre forslag, hvorefter Mads Mathiesen blev valgt som suppleant repræsenterende beboerne under 50 år.
Lyngby den 9.november 2021
Pernille Høxbro Flemming Brank
Referent Dirigent
Godkendt pr.mail 9.11.2021
Første valg til suppleant repræsenterende beboerne under 50 år.
Mads Mathiesen, C-115, var villig til genvalg.
Der fremkom ikke andre forslag, hvorefter Mads Mathiesen blev valgt som suppleant repræsenterende beboerne under 50 år.
Herefter oplyste dirigenten, at der skulle ske valg af suppleanter repræsenterende beboerne over 50 år.
Bent Christensen, A-605 og Jeanette Hansen, A-712, erklærede sig villige til genvalg.
Der fremkom ikke andre forslag, hvorefter Bent Christensen og Jeanette Hansen valgtes som suppleanter med akklamation.
Mødet hævet kl. 20:30.
Som referent: Som dirigent:
Pernille Høxbro Flemming Brank